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濟(jì)南市殘疾人福利基金會(huì) 檔案管理制度

2022-04-12 00:00:00

為了加強(qiáng)基金會(huì)檔案管理,有效的收集、保護(hù)和利用檔案,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《濟(jì)南市檔案管理若干規(guī)定》、《基金會(huì)管理?xiàng)l例》及有關(guān)法律法規(guī)要求,特制定本制度。

一、檔案員職責(zé)

(一)要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》,忠于職守,遵守紀(jì)律,按照上級(jí)檔案工作的方針、政策、制定本單位的檔案工作計(jì)劃,完善檔案管理制度、辦法和借用檔案手續(xù),遵守檔案保密制度,禁止無關(guān)人員出入檔案室。

(二)負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的文件及本會(huì)形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)工作。所歸檔的檔案材料力求做到收集齊全、完整。

(三)每年負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案工作情況逐項(xiàng)進(jìn)行自查,對(duì)不合格項(xiàng)及時(shí)整改。

(四)工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、歸檔范圍
  (一)重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
  (二)與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、批復(fù)等文件材料。

(三)基金會(huì)對(duì)外發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文件。
  (四)基金會(huì)的各種工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、年審及評(píng)估材料。

(五)基金會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

(六)基金會(huì)工作人員任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

(七)基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映基金會(huì)重要活動(dòng)、項(xiàng)目的方案、照片、錄音、錄像、救助明細(xì)等資料。

三、檔案建立

(一)基金會(huì)各類收發(fā)文件及需存檔資料,由基金會(huì)綜合部檔案員備案登記,隨時(shí)收發(fā),隨時(shí)登記。

(二)年度結(jié)束后,所有檔案資料應(yīng)于次年三月底前全部分類歸檔入庫。

(三)項(xiàng)目檔案應(yīng)在此項(xiàng)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理完成,并由項(xiàng)目部主任審閱后,項(xiàng)目部保管。項(xiàng)目文件應(yīng)做到完整、成套、系統(tǒng);內(nèi)容真實(shí)、資料齊全;字跡清楚,圖樣清晰;圖表整潔、簽字手續(xù)完備。所有工作人員都負(fù)有項(xiàng)目資料和設(shè)計(jì)中項(xiàng)目方案的保密義務(wù)。

四、檔案保管

(一)檔案人員要以維護(hù)檔案的完整為已任,采取得力措施,做到排列有序,查找方便,調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確,最大限度的延長(zhǎng)檔案壽命。

(二)檔案室按照分類方案,科學(xué)規(guī)范的排列檔案,檔案資料按照檔號(hào)順序,整齊存放排列。

(三)檔案室應(yīng)有防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防蟲鼠等安全措施,保持整潔,通風(fēng)良好。

(四)檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,非管理人員不得隨便進(jìn)入,確保安全。

(五)定期檢查檔案保管情況,清除隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

五、檔案借閱

(一)調(diào)閱存管檔案資料和正在撰寫中的文件,要嚴(yán)格辦理手續(xù)。秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。非基金會(huì)工作人員調(diào)閱時(shí),需持有正式文件或證明材料,經(jīng)理事長(zhǎng)或秘書長(zhǎng)簽字同意后方可查閱。調(diào)閱檔案及文件嚴(yán)禁帶出檔案室。
    (二)外單位查閱本單位檔案,必須持單位介紹信,重大問題須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,但一律不許借出使用。

(三)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄檔案,須經(jīng)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

(四)借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案,不得拆卷、涂改和污損,防止丟失、損壞。否則,追究有關(guān)人員責(zé)任。

六、財(cái)務(wù)檔案

(一)本單位形成的各種會(huì)計(jì)報(bào)表、憑證、賬簿年度終了后,由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理、立卷,并單獨(dú)保管。

(二)歸檔的各種會(huì)計(jì)檔案,要保證齊全完整,符合歸檔范圍要求。


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